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Wrike: come una Società Autostradale può migliorare i suoi processi
Progetto
Una importante società autostradale aveva la necessità di monitorare il lavoro dei vari reparti, con particolare attenzione alla tracciatura delle attività di processi delicati, dove è fondamentale rispettare le scadenze e gestire tempestivamente tutte le attività preliminari di verifica e autorizzazione. L’intervento di Ibic è iniziato con l’analisi dei processi e del workflow esistente, per poi configurare spazi di lavoro, attività e flussi specifici all’interno di Wrike. Le due applicazioni più rilevanti riguardano la gestione dei contratti e la gestione dei reclami.
Gestione dei Contratti: La gestione dei contratti con le società che forniscono apparecchiature e servizi richiede un lavoro che coinvolge diverse persone e deve iniziare molto prima della scadenza effettiva. Ogni rinnovo ha degli aspetti personalizzati, legati a controlli e pratiche non gestibili tramite un’applicazione strutturata.
I passaggi fondamentali di approvazione e definizione finale del contratto devono essere sempre tracciati, con la certezza di chi ha svolto ciascuna attività. Per questo motivo, su Wrike è stato creato un modello di lavoro con un workflow standard, ma che può essere personalizzato ogni volta, coinvolgendo persone diverse in base alle necessità specifiche del contratto.
Gestione dei Reclami: Un’altra esigenza importante era quella di gestire i reclami provenienti dall’utenza in modo trasparente e facilmente condivisibile, garantendo il rispetto dei nuovi livelli di servizio aziendali, che prevedono la chiusura di un reclamo entro un massimo di 30 giorni. Ogni reclamo può avere origini diverse e richiedere verifiche che coinvolgono vari uffici e persone. Con Wrike è stato possibile tracciare ogni reclamo, definire le sotto-attività necessarie per la sua chiusura e monitorare tempi e scadenze per offrire al cliente finale il miglior servizio possibile.
Risultati
La Direzione Esazione, ha ora la possibilità di monitorare, in un unico posto, l’avanzamento dei reclami e la gestione dei contratti in scadenza, analizzando chi è incaricato delle varie attività e intervenendo con le necessarie linee guida generali quando utile. Lo strumento ha contribuito a una maggiore chiarezza nella gestione del lavoro, anche in altri ambiti, favorendo il dialogo e il confronto tra i membri del team.
